chapter 8

APA ITU PENANDAARASAN

“Amalan merendah diri dengan mengakui bahawa ada orang lain yang mempunyai kelebihan dalam sesuatu perkara dan bijak untuk mencuba dan mempelajari bagaimana untuk menandingi malah melebihi mereka dalam perkara tersebut”

DEFINISI

Satu proses yang dilakukan oleh sesebuah organisasi dengan cara mempelajari amalan-amalan terbaik yang dilakukan oleh organisasi yang lain, samada dengan membuat pengubahsuaian atau tidak terhadap amalan-amalan terbaik yang dilakukan oleh organisasi tersebut.

KONSEP PENANDARASAN

Satu proses yang sistematik dan berterusan untuk mengenalpasti, mempelajari, mengubahsuai dan melaksanakan amalan-amalan terbaik daripada organisasi yang sama atau daripada organisasi lain untuk mencapai prestasi unggul

Apa itu amalan terbaik?

• Amalan yang baik adalah kaedah yang digunapakai dalam proses kerja yang menghasilkan output yang dapat memenuhi kehendak pelanggan
• Kaedah terbaik atau amalan inovasi yang menyumbang kepada penambahbaikan kepada proses

Apa itu Tandaaras?

• A surveyor’s mark…of previously determined position… and used as a reference point…standard by which something can be measured or judged
• It is the conversion of best practices into measurements of best performance

Tanda aras

• Satu rujukan tahap prestasi yang cemerlang
• Contoh:
– Kadar pemberhentian kerja 1%
– Serahan tanpa kerosakan 99%
– Peratus perbelanjaan untuk latihan dari kos pekerja 10%
– Jawab panggilan telefon dalam tempoh 3 deringan 80%

Mengapa Perlu Penandaarasan?

 Ke arah penambahbaikan secara berterusan
 Mengamalkan konsep pembelajaran setiap masa
 Dari bersikap selesa dengan prestasi masa kini
 Meningkatkan kepakaran dalam sesuatu proses kerja -
 Melengkapkan lagi pelaksanaan TQM
 Kepuasan pelanggan
 Mempertingkatkan prestasi
 Mengenalpasti dan mengadaptasi amalan terbaik
 Cara dan kaedah untuk pencapaian objektif organisasi

Elemen-elemen utama penandaarasan

 Persaingan
 Pengukuran
 Bukan hanya menganalisa persaingan atau kajian pasaran

LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN

LANGKAH 1 - Mengenalpasti dan memilih projek Penandaarasan
LANGKAH 2 - Wujud Pasukan Petugas
LANGKAH 3- Latihan
• Latihan untuk pengurusan atasan
• Latihan untuk Pasukan Petugas Penandaarasan
LANGKAH 4- Mengenalpasti amalan terbaik dan memilih Rakan Rujukan
LANGKAH 5- Mengumpul Maklumat
• Dua kaedah mengumpul maklumat
 Data primer
 Data secondary
LANGKAH 6 - Mengukur Jurang Perbezaan
LANGKAH 7 - Mengambil tindakan penambahbaikan
LANGKAH 8 - Menilai

Tujuan perlaksanaan benchmarking oleh organisasi adalah:-
1. Memperbaiki proses atau operasi perniagaan dan meningkatkan produktiviti atau kualiti organisasi
2. Untuk mencapai kecekapan dan keberkesanan dalam operasi perniagaan seperti yang diamalkan oleh organisasi yang lain dan mungkin lebih baik daripada mereka jika boleh
3. Untuk mendapat fokus dan skil perniagaan yang betul melalui pembelajaran amalan yang terbaik yang dipratikkan oleh organisasi lain.
4. Memperbaiki pencapaian perniagaan organisasi seperti meningkatkan kedudukan kewangan organisasi atau menambahkan syer pasaran organisasi
5. Menambahkan kepuasan pengguna ke atas penggunaan keluaran atau perkhidmatan organisasi.

Terdapat 3 jenis benchmarking yang utama iaitu:-

1. Benchmarking Proses
- Memfokus kepada proses kerja atau sistem operasi yang tersendiri seperti:

a) Proses aduan pelanggan
b) Proses pengambilan
c) Proses perancangan strategik
d) Proses tempahan dan penilaian tempahan
- Ia adalah berkait rapat dengan peningkatan presatasi. Indek prestasi dikira melalui peningkatan produktiviti, pencapaian kos yang rendah atau penambahan jualan.

2. Benchmarking Prestasi

- Membolehkan pengurus mentaksir kedudukan pesaingnya melalui perbandingan produk atau perkhidmatannya dengan organisasi lain dari segi:

a) Harga
b) Kualiti teknikal
c) Ciri-ciri produk
d) Kapasti keluaran dan kepantasan dalam menghasilkan pengluaran.
e) Kebolehpercayaan dalam membuat keputusan tentang pelaburan

3. Benchmarking Strategik

- Menyelidik bagaimana syarikat atau organisasi itu bersaing .
- Mempengaruhi corak persaingan sesebuah organisasi dalam jangka masa yang panjang.
- Mempelbagaikan produk dari segi jenis, saiz, model, rasa dan kemudahan

Faedah-faedah Benchmarking

i. Menetapkan strategic baru dan menapis strategic yang kurang baik
ii. Melakukan ‘reengineering’ terhadap proses kerja dalam perniagaan
iii. Peningkatan yang berterusan ke atas proses dan amalan perniagaan
iv. Perancangan strategic dan penentuan sasaran
v. Menyelesaikan masalah
vi. Sebagai alat mendidik dan mencetus idea baru kepada amalan perniagaan
vii. Perbandingan dan penilaian prestasi
viii. Membantu mempercpatkan perubahan dalam organisasi

Proses Benchmarking - 6 peringkat

1. Menentukan dan memahami proses syarikat itu sendiri

Peringkat ini melibatkan satu usaha mendalami pengetahuan mengenai proses organisasi supaya pasukan projek dapat memahami dengan betul-betul tentang operasi dan faktor utama yang akan menentukan kejayaan organisasi.
Sesuatu analisis yang cermat dilakukan terhadap pemilihan proses organisasi sebelum pemilihan rakan kerja benchmarking.

2. Mencapai persetujuan mengenai apa dan siapa yang akan dipelajari

Pasukan projek mungkin sudah mempunyai satu tanggapan terhadap rakan-rakan kongsi benchmarking yang berpotensi. Persefahaman antara pihak-pihak terlibat adalah perlu untuk mendapat pengetahuan secara mendalam. Peringkat ini menentukan apa dan siapa untuk dipelajari.

3. Mengumpul data

Terdapat beberapa kaedah pengumpulan data dari rakan kongsi yang boleh dilakukan oleh pasukan benchmarking. Antaranya adalah penyelidikan meja dan pertukaran maklumat secara lansung antara kedua-daua pihak yang terlibat.Kualiti data yang terkumpul adalah dipengaruhi secara langsung oleh kesesuaian soalan yang ditanya.

4. Menganalisis data dan menentukan perbezaan

Setelah data-data yang terkumpul ditapis sama ada secara kuantitatif atau kualititatif, maka pasukan projek bolehlah menentukan amalan yang terbaik dan juga perbezaan antara prestasi organisasi dengan organisasi yang menunjukkan prestasi yang tertinggi antara rakan-rakan kongsi benchmarking.

5. Merancang dan melaksanakan peningkatan

Peringkat ini meliputi penghasilan idea tentang bagaimana peningkan boleh dibuat dan seterusnya mengetengahkan idea tersebut untuk perlaksanaan. Hasil pergerakan benchmarking ini harus dikomunikasikan ke bahagian-bahagian yang lain dalam organisasi untuk mewujudkan kesedaran mereka terhadap keperluan perubahan

6. Penilaian semula

Proses benchmarking sebenarnya adalah saling bertindak di mana dalam perkembangan setiap peringkat, ianya harus dinilai dan langkah seterusnya akan dapat diatur atau disesuaikan sekiranya ada kekurangan.



PIAWAIAN KUALITI ANTARABANGSA

• Satu badan antarabangsa yang berpusat di Geneva telah menubuhkan ISO 9000 bagi tujuan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh syarikat-syarikat yang menguruskan perniagaan mereka di luar Negara. Oleh sebab setiap Negara mempunyai kepiawaian masing-masing, maka syarikat yang menceburi pasaran antarabangsa mungkin menghadapi masalah dalam memenuhi kehendak kualiti kepiawaian sesebuah Negara.
• ISO 9000 meruapakan satu set kawalan yang memerlukan pendokumentasian sesuatu program bagi system kualiti.
• Kualiti adalah amat penting.
• Hasilnya menyebabkan sebilangan piawai kualiti telah cipta dan dikembangkan.
• Negara Jepun, Komuniti Eropah dan Amerika Syarikat merupakan contoh Negara yang telah mencipta piawai mereka masing-masing (hanya piawai Eropah ISO 9000 dibincangkan dalam topic ini).


Piawai Eropah ISO 9000 (Europe’s ISO 9000 Standard)

• ISO 9000 – 9004 merupakan piawai antarabangsa untuk system kualiti.
• Ia memberitahu pembekal dan pengeluar apa yang diperlukan dalam mengoreintasikan pengurusan system kualiti.
• Ia tidak dirangka sebagai piawai yang luar biasa atau memerlukan syarat yang khusus iaitu hanya sestengah syarikat sahaja yang boleh melaksanakannya tetapi ia merupakan piawai yang praktikal untuk system kualiti yang boleh digunakan oleh semua sector dalam industri.
• Piawai ISO boleh dibahagikan kepada lima kelas seperti berikut:
ISO 9000 – Satu pengenalan atau pandangan kepada piawai yang lain dalam siri termasuk definisi konsep yang berkaitan dengan kualiti
ISO 9001 – piawai komprehensif yang umum untuk jaminan kualiti dalam rekacipta, pembangunan, pengeluaran dan perkhidmatan
ISO 9002 – piawai yang lebih terperinci memfokuskan atau khusus dalam pengeluaran barangan
ISO 9003 – piawai yang lebih terperinci yang meliputi pemeriksaan terakhir dalam percubaan barang siap
ISO 9004 – garis panduan untuk mengurus satu pengawalan system kualiti. Lebih terperinci dalam system pengeluaran kualiti, bertujuan untuk digunakan dalam mengaudit system kualiti

• ISO 9000 memfokuskan kepada prosedur, arahan dan kaitan piawai untuk aktiviti dalam syarikat
• ISO di amalkan di Malaysia dan SIRIM (Standard and Industrial Research Institute Malaysia) telah cuba untuk menghapuskan jurang teknik perdagangan dengan menggunakan piawai ISO 9000.
• SIRIM menasihati syarikat-syarikat supaya mendaftar sebagai ahli ISO melalui ‘Registry of Companies”.
• Kaedah ini memberi faedah kepada syarikat yang telah berdaftar satu sempadan persaingan memandangkan pelanggan yang berpotensi baisanya akan memilih syarikat yang berdaftar dengan ISO 9000.
• Seperti yang diketahui oleh kebanyakan syarikat, kualiti merupakan satu factor yang penting dalam memperbaiki operasi.
• Pengurusan kualiti yang cekap boleh membantu dalam pencapaian kejayaan strategi syarikat terutamanya terhadap elemen seperti pembezaan barangan yang dikeluarkan, kos pengelauran yang rendah dan maklum balas dari pengguna.
• Sebagaimana yang kita ketahui, factor pembezaan, kos yang rendah dan maklum balas adalah penting untuk mencapai faedah persaingan melalui operasi
• Umpamanya, sebelum menjalankan stratei pembezaan, syarikat yang ingin mengeluarkan barangan yang berbeza rupa bentuk atau sifat-sifatnya dengan barangan yang dikeluarkan oleh syarikat lain, adalah lebih baik kalau syarikat menentukan kualiti barangan dan perkhidmatan yang diingini oleh pelanggan terlebih dahulu
• Syarikat juga perlu sentiasa memastikan barangan dan perkhidmatan yang dikeluarkan mempunyai kos pengeluaran yang rendah tetapi masih berkualiti
• Oleh yang demikian, syarikat perlu berhati-hati dalam penggunaan sumber dan pengambilan pekerja supaya kos pengeluaran dapat dikurangkan
• Selain itu, syarikat perlu memberi maklumbalas yang cepat apabila pengguna membuat aduan terhadap sesuatu barangan atau perkhidmatan
• Syarikat sepatutnya mendengar dan menerima cadangan yang dikemukakan oleh pengguna untuk memperbaiki kualiti barang atau perkhidmatan yang sedia ada.
• Dell Computer merupakan salah satu contoh yang baik di mana syarikat seringkali memberi maklumbalas kepada pesanan pengguna kerana system kualiti dengan kerja semula yang sedikit telah membenarkan syarikat mencapai tahap pengeluaran yang pesat
• Memahami kualiti yang diharapkan oleh pengguna akan dapat membantu sesebuah syarikat mendahului persaingan yang lain kerana ia dapat menikmati kebaikan-kebaikan tertentu
• Pembangunan sesebuah organisasi yang dapat mencapai tahap kualiti yang diharapkan merupakan satu tugas yang penting dan perlu bagi sesebuah syarikat, kerana ia dapat mempengaruhi sesbuah syarikat
• Pelaksanaan aktiviti-aktiviti yang dapat menjayakan pengurusan kualiti secara menyeluruh perlu dimulakan dari persekitaran syarikat kemudian diikuti pemahaman terhadap prinsip kualiti serta usaha untuk membahagikan tugas kepada pekerja untuk penambahbaikan kualiti
• Setelah kesemua perkara ini dipenuhai secara langsung, kita dapat memuaskan pelanggan dan seterusnya memperolehi keuntungan.


JIT (HANYA PADA WAKTU)

• Teknik hanya pada waktu (JIT) dikatakan mula diamalkan di negara Jepun selepas Perang Dunia Kedua.
• Dipelopori oleh Taiichi Ohno iaitu Naib Presiden Toyota Motor Company
• Juga dikenali sebagai KANBAN
• Pada ketika itu matlamat kerajaan Jepun adalah untuk mewujudkan pekerjaan penuh bagi rakyatnya kea rah mencapai pengangguran sifar.
• Orang Jepun mendapati bahawa terdapat beberapa cara untuk mencapai kelebihan daya saing.
• Satu cara ialah melalui pelupusan sampah.
• Bentuk sampah yang terbesar merupakan inventori.
• Sekiranya sesuatu barang tidak diperlukan pada masa ini dan tidak ada keperluan untuk menyimpannya dalam kilang, maka ia digolongkan sebagai sampah.
• Pada keadaan sebeginilah JIT memainkan peranannya.
• Barangan yang diperlukan hanya dihantar pada masa yang diperlukan, maka sampah tidak wujud.

1. Mengurangkan sampah

• Sampah merupakan bahan yang tidak mendatangkan manfaat atau mempunyai nilai.
• Sabagai contoh, barangan yang disimpan, diperiksa, ditangguhkan yang berada dalam tangguhan, barang rosak, dan sebarang aktiviti yang tidak menambahkan nilai kepada barangan (dari perspektif pelanggan).
• JIT mempercepatkan throughput, masa penghantaran lebih cepat dan proses kerja dingkatkan-aset dalam inventori dilepaskan untuk kerja-kerja yang lebih produktif.

2. Pengurangan pembolehubah

• Selain sampah, pembolehubah perlu dikurangkan untuk mencapai kelancaran JIT.
• Proses optimum dijangka memberi barangan sempurna yang tepat pada masanya setiap kali tetapi kewujudan pembolehubah akan menyebabkan penyerongan daripada proses optimum.
• Maka, pengurus perlu memainkan peranannya dalam mengurangkan pembolehubah.
• Pembolehubah terdiri daripada dua jenis iaitu factor dalaman dan factor luaran dan kebanyakan pembolehubah di sebabkan oleh sampah dan pengurusan yang lemah.
• Antara sebab-sebab pembolehubah boleh wujud adalah seperti berikut:

a) Para pekerja, mesin dan pembekal menghasilkan unti yang tidak mematuhi piawaian yang ditetapkan, lewat dan tidak dalam kuantiti yang sepatutnya.
b) Lakaran/ lukisan jurutera atau spesifikasi tidak tepat.
c) Personelproduksi cuba menghasilkan barangan sebleum lukisan / spesifikasi siap.
d) Permintaan pelanggan tidak diketahui.

• Inventori dikatakan menyembunyikan pembolehubah.
• Oleh itu, pengurangan inventori akan mendedahkan pembolheubah dalam sistem dan pembolehubah dapat dikenalpasti lalu disingkirkan secepat mungkin lantas membolehkan barangan baik dapat dibawa ke tempatnya tepat pada masanya.
• Selain itu, kos yang berkaitan dengan inventori yang tidak diperlukan tidak wujud tanpa inventori atau masa berlebihan.

3. Sistem tarik dan sistem tolak

• Tedapat pelbagai pendekatan terhadap pengawalan dan perancangan produksi.
• Satu daripadanya ialah sistem tolak.
• Banyak syarikat yang menggunakan sistem tolak.
• Sistem tolak memberi tekanan terhadap penggunaan maklumat tentang pelanggan, produksi dan pembekal untuk mengawal aliran bahan dan aliran tersebut telah dirancang dan dikawal oleh jadual-jadual yang bersiri.
• Sistem tolak membiarkan barangan di stesen setersnya tanpa mengira ketetapan pada masanya atau wujudnya sumber untuk melaksanakan kerja, asalkan kerja berjalan seperti dijadualkan.
• Antara keperluan-keperluan yang dikehendaki untuk melaksanakan sistem ini ialah maklumat dan penjadualan yang tepat.
• Berbeza daripada sistem tolak, JIT ialah sistem tarik dan tarik sesuatu unit ke tempat yang diperlukan pada masa yang diperlukan.
• Ia melibatkan pengguna meminta produksi dan menghantar dari stesen atasan ke stesen tertentu yang berupaya menghasilkan barangan yang berkenaan.
• Tahap produksi kemudiannya (down-stream) akan mengaktifkan produksi.
• Konsep tarik digunakan dalam proses penghasilan dan juga dengan pembekal.
• Dengan menarik barangan melalui sistem dalam kuantiti yang kecil, misalnya seperti yang diperlukan sahaja inventori yang menyembunyikan masalah akan tersingkir, masalah mudah dikesan dan pembaikan berterusan dapat diberi penekanan.

HANYA PADA WAKTU (JIT)

 JIT mengurangkan barangan rantai bekalan dan menggalakkan penumpuan perhatian terhadap penambahan nilai kepada barangan atau bahan pada setiap peringkat.
 Konsep ini juga mengurangkan pelaburan dalam inventori dan masa kitaran dalam proses pembuatan.
 Kitaran proses pembuatan adalah masa antara ketibaan bahan mentah dan penghantaran barangan siap.
 Apabila dilihat dari aspek aliran, implementasi sistem JIT akan membawa kepada penumpuan terhadap susunatur, pengurusan bahan, teknologi kumpulan dan proses.
 Penghasilan rantai pula merangkumi:
 Usaha bagi mendapatkan pembekal untuk menghantar bekalan ke tempat yang berkenaan.
 Penghantaran berualang kali dalam kuantiti kecil tetapi presis pada masanya.
 Menyediakan data tepat kepada pembekal.
 Pada suatu ketika, senarai definisi yang pernah disarankan bagi JIT ialah:
 Cara kerja
 Konsep
 Matlamat
 Kepercayaan
 Falsafah

 (TQM – Total Quality Management), penstrukturan semula (restructuring), business reengineering, benchmarking dan empowerment. Maka JIT dianggap sebagai suatu falsafah asas yang boleh diimplementasikann ke atas pelbagai jenis industri pembuatan.

KEPERLUAN JIT

a) pembekal

 mengurangkan bilangan penjual, perhubungan jenis sokongan
 penghantaran berkualiti dan tepat pada masa

b) susunatur

 susunatur unit kerja dengan penghujahan di setiap langkah proses

c) teknologi

 berkumpulan, kebolehan bergerak, berubah, mesin yang boleh berubahsuai
 tempat kerja yang berkualiti dan kemas, mengurang tempat inventori
 penghantaran terus kepada tempat kerja

d) inventori

 saiz yang kecil,masa penyediaan yang kurang
 tempat (bekas) penghantaran yang khas

e) penjadualan

 tiada penyimpangan daripada penjadualan, penjadualan berperingkat dan pemberitahuan pembekal, menggunakan teknik kanban.

f) Pemeliharaan

 Berjadual, rutin harian, penglibatan operator

g) Pengeluaran

 Proses berkawal, pembekalan berkualiti, kualiti dalam kalangan firma berkualiti

h) Pemberian

 Pemberian kuasa kepada pekerja dan pemberian latihan
 Kurangkan kuasa pekerja klasifikasi pekerjaan supaya pekerja fleksibel

i) Komitmen

 Menyokong pengurusan, pekerja dan pembekal

Keputusan yang didapati:

 Mempercepatkan pengeluaran, asset percuma, mendapat pemasaran
 Memperbaiki kualiti, kurangkan pembaziran
 Pengurangan kos

Hasil

 Maklumbalas cepat kepada pelanggan pada kos rendah dan kualiti tinggi

Definisi : merupakan satu pendekatan kawalan invntori yang meminimumkan kos, hampir tidak menyimpan sebarang inventori dan mengeluarkan produk yang ditempah dan diperlukan sahaja

• JIT berusaha mengelakkan pembaziran dan kerja semula (re-work)
• Hanya mengeluarkan barangan yang diperlukan pada:

a. Masa yang dikehendaki
b. Kuantiti yang dikehendaki
c. Harga yang dikehendaki
d. Tanpa kecacatan

• Menekankan bahawa:
a. Mengeluarkan 1 unit berlebihan adalah sama tidak baik dengandengan mengeluarkan kekurangan 1 unit
b. Jika mengeluarkan lebih berlaku pembaziran

Terdapat 13 elemen utama dalam JIT

i. Tahap kualiti yang tinggi
ii. Kelicinan dalam pengeluaran
iii. Inventori yang sedikit
iv. Saiz lot yang kecil
v. Pemasangan yang cepat dan murah
vi. Susun atur berasaskan keperluan produk
vii. Penyelenggaraan dan pembaikan
viii. Semangat bekerjasama
ix. Pembekal yang boleh dipercayai
x. Tarik lawan dalam system kerja
xi. Penyelesaian masalah
xii. Kemajuan berterusan
xiii. Pekerja yang multi fungsian

Matlamat –matlamat asas JIT ialah:

1. mencapai tahap zero inventori
- matlamat ini menghendaki organisasi menyingkirkan inventori dari simpanan dan inventori hanya dipesan apabila terdapat permintaan bagi mengeluarkan barangan

2. memenuhi dengan tepat keperluan pelanggan
- organisasi haruslah mengeluarkan barangan yang berkualiti yang memenuhi spesifikasi pelanggan. Keluaran yang berkualiti ialah barangan yang memenuhi permintaan pelanggan

3. tanpa pembaziran sumber
- sumber yang ada haruslah digunakan dengan sepenuhnya tanpa pembaziran keran ini merupakank kos kepada organisasi. Jika ada penjimatan dalam pengeluaran , keuntungan akan bertambah

4. memenuhi dengan serta-merta permintaan pelanggan
- organisasi haruslah sentiasa bersedia bagi menerima permintaan dari pelanggan dan bertindak dengan segera bagi menyediakan segala keperluan seperti bahan mentah, tenaga kerja dan sebagainya