chapter 6

PEROLEHAN SUMBER DAN KAWALAN OPERASI


PENGENALAN

 Ia merupakan satu prosedur atau langkah-langkah dalam perancangan operasi yang akan menimbulkan pelbagai permintaan. Antara permintaan tersebut ialah terhadap bangunan, alat-alat sampingan, barang-barang belian, bekalan yang tertentu dan juga buruh
 Maklumat-maklumat tertentu boleh didapati daripada peramalan jualan bagi barang-barang perkhidmatan yang dikeluarkan oleh sesebuah organisasi.
 Jadual permintaan bagi sumber-sumber harus mencerminkan keinginan untuk menetapkan jadual permintaan yang sama kuantiti pesanan ekonomi di samping untuk memuaskan permintaan masa hadapan terhadap barang-barang perkhidmatan organisasi itu.
 Sumber-sumber perlu sentiasa ada di dalam perancangan operasi pada masa ia diperlukan dan tindakan-tindakan pengubahsuaian jadual-jadual adalah terlibat dalam prosedur perancangan operasi.

Pengenalan kepada kawalan Pengeluaran / Operasi

• Ia merupakan satu siri langkah yang dilakukan secara berulangkali dan satu siri mungkin bermula sebelum satu siri yang lain tamat.
• Ia mempunayi campuran factor pengeluaran yang istimewa yang ditetapkan dalam perancangan pengelauran. Ini membolehkan organisasi itu mempunyai satu kapasiti pengeluaran tertentu yang boleh dihuraikan mengikut jenis dan jumlah bilangan barang-barang dan perkhidmatan yang dikeluarkan oleh organisasi itu.
• Kombinasi factor pengeluaran yang sedia ada itu haruslah digunakan dengan efisien oleh pihak pengurusan bagi membolehkan organisasi itu memuaskan permintaan sebenar.
• Pihak-pihak yang terlibat dalam bidang pengurusan operasi ini dikenali sebagai kawalan operasi atau pengeluaran.

Tanggungjawab utama pihak yang terlibat dalam kawalan

Operasi / pengeluaran

• Mengembangkan dan melaksanakan prosedur untuk memuaskan permintaan sebenar pihak pelanggan.
• Memastikan kemudahan yang sedia ada digunakan secara efektif dan efisien.
• Mengambil tindakan untuk meminimumkan kesan perancagan pengeluaran yang kurang baik.

Tranformasi Kawalan Operasi

• Pertukaran bahan mentah atau pemasangan komponen kepada bentuk yanglebih tinggi atau keluaran siap.
• Pengangkutan bahan dari satu tempat ke satu tempat.
• Kepuasan keperluan peribadi / pengguna

Ciri-ciri / Unsur-unsur Yang Perlu Ada di Dalam Sistem Kawalan Perasi Yang Lengkap

• Maklumat tentang jenis, kuantiti, dan tarikh barang-barang atau perkhidmatan dikeluarkan ditunjukkan atau sedia ada.
• Peruntukan dibuat untuk menentukan bagaimana barang itu akan dikeluarkan.
• Ia harus menetapkan (untuk tujuan penjadualam kerja) sama ada factor-faktor pengelauran yang perlu untuk menjalankan pengelauran yang sedia ada.
• Jadual tarikh bermula dan tarikh siap disediakan untuk setiap aktiviti yang perlu.
• Kebenaran dan arahan yang perlu akan diberi kepada pekerja yang terlibat dalam pengeluaran.
• Kemajuan pengeluaran akan ditentukan dan dilaporkan.
• Tindakan yang sesuai akan diambil dalam keadaan kemajuan sebenar dan tidak sama dengan kemajuan yang dirancangkan.

Sesebuah organisasi menggunakan sistem yang berbeza untuk mengawal oeprasi-operasinya. Aktiviti pengelauran dan aktiviti pengawalan pengeluaran adalah saling berkait dan amat sukar untuk dibezakan.

Kebenaran Untuk Pengeluaran

• Ia dijalankan apabila orang-orang yang bertanggungjawab diarahkan mengenai:

 Apa yang dikeluarkan
 Kuantiti yang harus dikeluarkan
 Tarikh barang yang dipesan itu siap dan diserahkan

• Surat atau pesanan percetakan akan digunakan oleh pelanggan dalam membuat arahan pengeluaran seperti apabila seseorang pelanggan menghantar surat dan spesifikasi atau pesanan percetakan kepada sesebuat syarikat percetakan.

• Kebenaran pengeluaran adalah bermula daripada salah satu jabatan dalam organisasi seperti jabatan perancanan atau bilik stok. Pihak pengurusan akan menentukan jadual pengelauran yang paling ekonomi dan saiz lot / kelompok terbahagi kepada 2 bahagian iaitu:

 Kawalan aliran

 Kawalan pesanan

Kawalan aliran

Fungsi

Untuk mengawal pengeluaran barang-barang yang dikeluarkan secara berterusan
Pastikan barang-barang dikeluarkan secara berterusan

Faedah

Barang dapat disiapkan dengan serta merta atau sedia ada
Mempunyai jadual pengeluaran yang paling ekonomi
Pengeluran biasanya berbentuk satu jadual induk

Kawalan pesanan

Fungsi

Untuk mengawal pengeluaran barang-barang yang dipesan sekali-sekala

Faedah

Masa tunggu yang boleh berubah-ubah dan pendek
Kurang pentadibiran

Pengurusan Pengaliran dan Bahan

Objektif Utama

• Memastikan sesuatu item atau beberapa barang yang sesuai sentiasa sedia ada di tempat dan pada masa bahan itu diperlukan

Pendekatan Untuk Mencapai Objektif Tersebut

Memastikan semua barang yang perlu dalam kuantiti yang besar

 Kebaikan : mengurangkan keperluan untuk mengadakan penyelarasan rapi antara pembekal
 Keburukan : memerlukan penyimpanan yang terlalu

Menyelaraskan pengaliran semua item dan memastikan mereka sedia ada pada masa yang diperlukan

 Tujuan : mencapai pengaliran item komponen atau bahan dari pembekal kepada pengguna tanpa kelewatan atau kos yang tidak berpatutan

Kepentingan Pengaliran Bahan

o Ia mempengaruhi keuntungan sesebuah syarikat
o Pengurusan bahan yang cekap secara langsung dapat mempengaruhi kebolehan syarikat untuk mecari dan mengekal pelanggan untuk mencapai keuntungan.

Tujuan kawalan operasi

• Untuk memastikan sumber-sumber yang diperolehi digunakan dengan efektif dan efisien
• Untuk memuaskan kehendak dan permintaan sebenar pengguna dengan berkesan

Aktiviti-aktiviti Yang Berkaitan Dengan Pengaliran Bahan

Kawalan Pengeluaran

 Kawalan pengeluaran meruapakan satu aktiviti untuk menyediakan rancangan dan jadual pengelauran jangka masa pendek daripada rancangan jangka panjang syarikat.
 Fungsi
 Operasi pengeluaran dijalankan berdasarkan jadual bahan, kerja yang dijangkakan, permintaan terhadap barangan dan masa terdahulu (lead time) bagi sesuatu kelauran barangan
 Memastikan jabatan pengelauran dan kawalan menjalankan operasi mereka mengikut jadual yang ditetapkan
 Menjalankan tugas keluaran kawalan bahan untuk mengelurkan bahan kepada jabatan pengelauran sekiranya Jabatan Kawalan bahan tidak menjalankannya.
 Mengawasi kemajuan kerja, mengawal tindakan terhadap kerja yang terlewat dan membuat rancangan bary.

Pengangkutan / Jabatan Trafik

 Jabatan ini bertaggungjawab untuk memilih dan membuat kontrak dengan syarikat pengangkutan untuk mengangkut barang masuk dan keluar daripada kilang

 Fungsi:
• Membuat keputusan pemilihan jenis pengangkutan yang sesuai
• Menetapkan syarat-syarat penghantaran
• Memastikan segala urusan mematuhi undang-undang perdagangan tempatan dan juga luar negeri.
• Memastikan bil-bil pengankutan adalah betul
• Menyelaraskan ketibaan dan masa bertolak barang supaya mengelakkan kos

Jabatan penerimaan

• Jabatan ini bertanggungjawab untuk memastikan penerimaan barang dan pelbagai bekalan bagi urusan operasi penyelenggaraan dan baik pulih dapat berjalan dengan lancer dan berkesan.
• Fungsi:

 Memunggah dan mengenalpasti barang-barang yang diterima
 Menyediakan laporan penerimaan
 Menghantar barang-barang ke tempat-tempat tertentu untuk pemeriksaan atau disimpan

Jabatan penghantaran

• Fungsi:
 Memilih item dalam inventori untuk dihantar kepada pelanggan
 Menjalankan kerja pembungkusan dan perlebelan barang
 Memunggah barang dari lori atau ke atas lori
 Menguruskan semua kenderaan syarikat

Pengawalan Inventori

• Fungsi:
 Mematikan inventori disimpan dengan baik
 Memastikan tingkat stok bahan pada tahap yang berpatutan
 Memastikan kesediaan bahan dan perkhidmatan pada masa itu diperlukan
 Memastikan kualiti dan kuantiti bahan dan perkhidmatan adalah terkawal

Proses Transformasi

 Proses pengaliran bahan-bahan daripada punca-puncanya (input) daripada satu operasi yang lain supaya ditukar bentuk menjadi keluaran akhir dalam proses pembuatan dan seterusnya sampai kepada pelanggan tanpa kelewatan atau kos yang tidak perlu

Jabatan Pembelian

Tanggunjawab jabatan ini untuk menguruskan semua perkara dengan syarikat lain atau bahagian yang membekalkan perkhidmatan, komponen, bahan dan bekalan lain yang perlu untuk mengoperasikan syariakat.

Aktiviti-aktiviti Jabatan Pembelian

Antara aktiviti jabatan pembelian ialah:

Mencari, menilai dan mengembangkan punca-punca bahan bekalan dan perkhidmatan
Memastikan perhubungan yang baik dengan sumber-sumber ini tentang perkar-perkara seperti mutu, penghantaran, bayaran dan pulangan
Mencari bahan atau keluaran baru yang lebih baik supaya ianya boleh dinilai untuk kegunaan oleh syarikat itu
Membeli bahan atau barang yang dikehendaki oleh syarikat pada harga yang paling baik dengan mengambil kira mutu yang dikehendaki serta menjalankan perundingan dengan pembekal
Memulakan atau mengambil bahagian dalam rancangan-rancangan mengurangkan kos, analisis nilai, kajian jual beli, analisis pasaran dana perancangan jangka panjang atau perancangan strategic
Mengekalkan komunikasi yang berkesan dan bekerjasama antara jabatan-jabtan dalam syarikat dan di antara syarikat dengan pembekal atau bakal pembekal.
Memastikan pengurusan atasan menyedari tentang semua kos yang terlibat dalam aktiviti syarikat memperolehi bahan dan sebarang perubahan dalam pasaran boleh mempengaruhi keuntungan atau pertumbuhan syarikat

Sebahagian besar keberkesanan usaha pengelauran dan akhirnya penyerahan kepada pelanggan bolhe dipengaruhi oleh fungsi pembelian. Dalam organisasi yang besar tugas pengenadalian pembelian biasanya tidak dilakukan oleh pengurus kendalian tetapi dalam organisasi kecil, pengurus kendalian akan bertanggungjawab terhadap fungsi pembelian atau perolehan. Tugas ini memerlukan pembelian sama ada bahan mentah atau butiran dengan penentuan atau kuantiti yang betul, pada masa yang tepat, kualiti yang baik, pembekal yang sesuai dan pada harga yang berpatutan. Oleh itu, fungsi pembelian dan pembekalan merupakan tugas yang amat penting kerana fungsi ini mnyediakan input kepada sistem kendalian yang membolehkan kegiatan lain dirancang.

Objektif-objektif Dalam Usaha Pembelian

Mengekalkan aliran mantap bahan dan perkhidmatan dalam organisasi untuk memenuhi keperluan yang secukupnya.
Menentukan bekalan berselanjar dengan mengekalkan perhubungan yang berkesan dengan sumber yang tersedia serta mewujudkan sumber bekalan lain sama ada secara alternative atau untuk memenuhi keperluan yang baru muncul atau terancang.
Mencapai secara berkesan melalui cara yang etika, nilai etika, nilai terbaik untuk setiap unit perbelanjaan dengan seberapa cekap
Mengurus inventori agar dapat memberi keluaran atau perkhidmatan yang terbaik pada kos yang paling rendah
Mengekalkan perhubungan kerjasama yang baik dengan jabatan lain memberikan maklmat dan nasihat berguna demi menentukan keberkesanan pengendalian organisasi pada keseluruhannya
Memajukan kakitangan, dasar tatacara dan organisasi supaya dapat menentukan pencapaian objektif.

Kaedah jika usaha pembelian memenuhi objektif berikut:

Harga rendah bagi bahan dan butiran yang digunakan
Pusing ganti inventori yang cepat
Keselanjaran idea-idea adalah berterusan
Mengurangkan masa tunggu penambah pesanan semula
Mengurangkan kos penambahan semula
Mengurangkan kos pengangkutan
Mengurangkan keusangan bahan
Menambah hubugan baik dengan penjual
Kawalan mutu yang lebih baik
Pentadbiran dan usaha organisasi yang lebih berkesan

Fungsi Jabatan Pembelian

• Menyimpan data pembekal (database)
• Memilih pembekal yang terbaik
• Membuat rundingan kontrak dengan pihak pembekal
• Bertindak sebagai perantaraan di antara pemebekal dengan syarikat
• Mencari, menilai dan mengembangkan punca-punca bahan bekalan dan perkhidmatan
• Memastikan hubungan yang baik dengan sumber-sumber ini tentang perkara-perkara seperti mutu, penghantaran, bayaran dan pulangan
• Mencari bahan atau keluaran baru yang lebih baik supaya ianya boleh dinilai untuk kegunaan syarikat
• Membeli bahan atau barang yang dikehendaki oleh syarikat pada harga yang paling baik dengan mengambilkira mutu yang dikehendaki
• Memastikan pengurusan atasan menyedari tentang semua kos yang terlibat dalam aktiviti syarikat memperolehi bahan dan sebarang perubahan dalam pasaran yang boleh mempengaruhi keuntungan atau pertubuhan syarikat.

Lokasi Pembelian

Fungsi pembelian dikendalikan dengan dua cara iaitu

i. Fungsi terpusat di mana kegiatan dijalankan oleh sebuah jabatan atau dalam sebuah syarikat kumpulan (KFC)
ii. Fungsi terpancar adalah semua anak syarikat atau bahagian melakukan pembelian masing-masing.

Kaedah Pembelian

i. Secara berpusat
• bahan-bahan dibeli daripada 1 pembekal
• Bahan – bahan yang dibeli adalah pada piawai yang sama pada setiap kali bekalan dihantar kerana pembekal yang sama

ii. Secara pemencaran – bahan-bahan dibeli daripada beberapa pembekal
• Bahan-bahan dibeli daripada beberapa pembekal
• Terdapat perbezaab kerana pembekal yang berbeza

Pembelian terpusat lebih digemari kerana

Keperluan setiap jabatan dapat dikumpulkan supaya dapat diambil daripada diskaun kuantiti

Peblagai kawalan bahan, butiran, pembekal dan kelengkapan dapat dilakukan dengan pempiawaian penentuan untuk keperluan umum jabatan

Penghapusan panduan kakitangan pembelian. Ini dapat mengurangkan kos pentadbiran

Pengkhususan kakitangan pembelian iaitu pertambahan pengetahuan tentang harga, butiran kelengkapan, pembekal, perundigan dan sebagainya

Maklumat dan rekod pembelian dapat dikekalkan dengan lebih terperinci dan sistem resit, pemeriksaan dan kawalan kewangan yang lebih berkesan dapat dilakukan.

Pengendalian Pembelian

Mempersetujui penentuan bahan atau butiran yang diperlukan oleh jabatan pengguna

Mengenalpasti pembekal yang sesuai

Memperolehi maklumat pesaing dengan mengadakan harga rundingan dengan sebilangan pembekal

Menganalisis maklumat dengan membandingkan harga, terikh, serahan dan sebagainya

Penyediaan pesanan belian

Menyeragakan pesanan demi menentukan penyerahan pada asas yang betul

Mengesahkan penerimaan pesanan demi menentukan penyerahan pada asas yang betul

Fungsi pembelian perlulah dianggap sama penting dengan fungsi yang lain. Ini adalah kerana fungsi pembelian yang dikendalikan dengan cekap mempunyai kesan yang penting terhadap pengendalian organisasi secara keseluruhannya.

Analisis Nilai

Ia merupakan usaha untuk mengurangkan kos bahan ganti dan bahan. Analisis nilai cuba untuk menetapkan:

 Fungsi sesuatu item
 Perlu atau tidak fungsi tersebut
 Perlu atau tidak cirri-ciri kemudahannya
 Barang standard boleh digunakan untuk fungsi itu
 Kos item-item
 Ada barang lain yang boleh menjalankan fungsi itu atau tidak
 Kos barang penggantian

Analisi Buat Atau Beli

 Ia bertujuan untuk membuat keputusan samada ia akan melaksanakan operasi pengelauran sebenar atau membuat kontrak dengan syarikat lain supaya syarikat itu menjadi pembekal. Ia biasanya dipengaruhi oleh factor bilangan unit di mana bilangan unit sesuatu item yang tidak layak dan kelengkapan yang istimewa perlu dipasangkan untuk mengeluarkannya

 Terdapat beberapa syarikat yang membeli dan membuat sendiri bagi memastikan pembekalan dan mengelakan risiko masalah dikilang pembekal atau syarikat pembekal ditutup. Factor-faktor yang menyebabkan syarikat membuat sesuatu item sendiri ialah :

- Kos lebih rendah kerana syarikat tak perlu bayar kos overhead dan untung pembekal
- Jaminan item
- Peluang mengawal mutu
- Kesediaan kepakaran dan kelengkapan

Proses Mendapatkan Bahan Mentah

Spesifikasi Bahan

Keterangan terperinci tentang bahan yang hendak dibeli

Contohnya: warna, saiz, bilangan, model dan lain-lain maklumat mengenai bahan tersebut

Arahan Pembelian
Arahan yang datang dari jabatan yang akan menggunakan bahan tersebut
Merangkumi maklumat mengenai bahan yang ingin dibeli secara amaun, tarikh penghantaran, akaun amaun akan dicaj, tempat penghantaran dan kelulusan dari pengurus yang mempunyai kuasa untuk meluluskan pembelian

Permintaan untuk Sebut Harga
Senarai barangan akan dihantar kepada bakal pembekal yang dijangka boleh menepati kos, kualiti dan jadual penghantaran
Pembekal seterusnya diminta untuk membuat sebut harga yang terdiri daripada harga seunit, diskaun tunai, terma bayaran, tarikh pembayaran, tarikh penghantaran boleh dibuat dlain-lain syarat khas

Pesanan Pembelian

Merupakan instrument pembelian paling penting dan asas autoriti kepada pembekal untuk mengeluarkan barangan dan perkhidmatan serta menjadi kewajipan kepada pembeli untuk membuat pembayaran
Mengandungi maklumat seperti nombor pesanan pembelian, kuantiti yang diperlukan, spesifikasi bahan, tarikh dan tempat pengahantaran, harga seunit yang dipersetujui, jumlah harga, diskaun tunai dan terma pembayaran.

Pembekal
Definisi

Individu yang memberikan perkhidmatan dalam proses barangan sama ada barangan siap atau separuh siap.
Tindakan yang boleh diambil oleh pihak pengurusan untuk meningkatkan kerjasama seterusnya menjaga hubungan yang baik di antara pembekal-pembekal bahan ataupun perkhidmatan dengan pihak syarikat
• Pengurangan bilangan pembekal
- Kos yang lebih baik dapat dijalankan hanya melalui seorang pembekal. Ini bermaksud volum atau bilangan unit yang besar hanya dipesan kepada seorang pembekal sahaja.
- Kerjasama yang baik / rapat biasanya akan mudah dicapai apabila bilangan pembekal adalah kecil.
- Apabila penumpuan diberikan kepada bilangan pembekal yang sedikit, maka memudahkan pihak syarikat menilai prestasi.

• Berhati-hati di dalam membuat pilihan, mengawasi dan memberi sokongan
- Seorang pembekal adalah dianggap rakan kongsi kepada sesebuah syarikat.
- Pembekal ini perlu diawasi dan sentiasa diberi sokongan

• Penglibatan pembekal pada peringkat awal
- Pembekal terbaik yang dipilih biasanya mempunayi kepakaran yang tinggi dalam bidang tersebut
- Dengan ini, pihak syarikat akan menikmati kelebihan dari segi pengetahuan ini melalui tindakan penglibatan pembekal pada peringkat awal.

• Berkongsi maklumat dan komunikasi yang lebih cekap
- Maklumat-maklumat yang berkaitan dengan jadual pengeluaran barang perlu diberitahu oleh pihak syarikat kepada pembekal untuk memudahkan pembekal merancang jadual kerja mereka.