chapter 7

PENGURUSAN PROJEK

 Ia merupakan satu pengurusan yang melibatkan aktiviti pembangunan atau inovasi dalam kerja operasi.
 Tiga aktiviti yang utama dalam pengurusan projek yang perlu diketahui iaitu perancangan, penjadualan, pengawalan yang akan digunakan dalam taknik PERT, CPM dan Gantt Chart.
 Dalam pengurusan projek, teknik-teknik seperti PERT dan CPM adalah penting dalam menguruskan sesuatu projek yang besar dan kompleks.
 Aktiviti (events) dan rangkaian (networks) meruapakan komponen utama dalam teknik PERT dan CPM.
 Aktiviti pataung (dummy) juga banyak membantu dalam pengurusan projek.
 Manakala aktiviti laluan genting (critical path) yang akan menentukan masa yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu projek.

Teknik-teknik pengrusan projek : PERT dan CPM

Program Penilaian dan Teknik Pemeriksaan (PERT : Program Evaluation and Review Technique) dan Kaedah Laluan Genting (CPM : Critical Path Method) merupakan teknik-teknik yang dibentuk pada tahun 1950 an bagi membantu pengurus untuk mengatur, mengurus dan mengawal projek-projek yang besar dan kompleks.

Langkah- langkah yang perlu dilalui oleh PERT dan CPM iaitu:

1. mendefinisikan projek dan menyediakan struktur rangka kerja
2. membentuk suatu perhubungan di antara aktiviti itu. Menentukan yang mana satukah aktiviti yang mesti disediakan dan yang manakah mesti mengikuti yang lain.
3. melukiskan rangkaian yang menghubungkan ke semua aktiviti itu.
4. menentukan masa dan anggaran kos bagi setiap aktiviti.
5. tentukan masa yang paling panjang / lam melalui rangkaian. Hal ini dikenali sebagai laluan genting.
6. menggunakan rangkaian untuk membantu dalam mengurus dan menjadualkan projek.

PERT dan CPM adalah penting kerana mereka dapat menjawab soalan mengenai projek yang mempunyai banyak aktiviti seperti berikut:

1. bilakah projek akan selesai
2. apakah aktiviti kritikal yang akan melambatkan ke semua projek itu?.
3. apakah keberangkalian bahawa projek itu akan siap pada masa yang ditetapkan?.
4. apakah keberangkalian bahawa projek itu akan siap pada masa yang ditetapkan?.
5. pada sesuatu tarikh tertentu, adakah projek itu akan siap pada masa yang ditentukan sebelum tarikh luput atau selepas tarikh luput?.
6. pada suatu tarikh tertentu, adakah perbelanjaan akan melebihi, berkurang atau sama dengan jumlah yang ditetapkan?,.

Elemen-elemen pengurusan projek

• sesuatu projek biasanya memerlukan alat-alat dan kemahiran di luar system pengeluaran dan biasanya projek organisasi akan dibentuk untuk memudahkan perjalanan projek

Terdapat 3 peringkat pengurusan projek

1. perancangan (planning)
o menentukan aktiviti projek
o bertujuan memudahkan pasukan menjalankan sesuatu projek
o aktiviti dapat dijalankan dengan lancer oleh setiap individu dengan adanya sumber tenaga buruh

2. penjadualan (scheduling)
o diperlukan untuk menganggarkan jangka masa yang diperlukan untuk menyiapkan setiap aktiviti
o menentukan dan menghubungkait antara aktiviti yang lain
o mengenal pasti hubungan sebelumnya antara aktiviti
o hubungan ini dapat ditunjukkan melalu teknik CPM/PERT yang melibatkan graf rangkaian
o contoh: hubungan aktiviti melalui hubungan rangkaian
o menetapkan jangka masa untuk menyiapkan penyelenggaraan setiap aktiviti
o mengoptimumkan penggunaan sumber-sumber manusia dan bahan mentah dengan lebih cekap khasnya dalam aktiviti yang kritikal

3. pengawalan (controlling)
o memastikan semua aktiviti telah dikenalpasti
o memastikan semua aktiviti disiapkan dalam masa yang ditetapkan
o sumber-sumber yang diperlukan akan dikenalpasti
o perubahan dalam jadual akan berlaku sekiranya terdapat sebarang perubahan atau pembaharuan dalam projek

Sesuatu projek yang efektif perlulah memenuhi ciri-ciri berikut:

i. tugas-tugas dapat ditentukan
ii. tugas-tugas adalah tidak bergantungan
• ia hendaklah dimulakan, diberhentikan dan dilakukan secara berasingan dalam tempoh rangkaian atau siri ditentukan
iii. tugas-tugas hendaklah dilakukan mengikut turutan/ rangkaian yang ditetapkan
• selepas sesuatu aktiviti diselesaikan, barulah aktiviti seterusnya boleh dilaksanakan
iv. sesuatu aktiviti apabila telah dimulakan hendaklah diteruskan tanpa sebarang gangguan sehinggalah ia lengkap/ selesai

TEKNIK PENGURUSAN PROJEK: CPM DAN PERT

Program Penilaian dan Teknik Pemeriksaan (PERT) : Program Evaluation and Review Technique

Kaedah laluan genting (CPM) : Critical Path Method

Merupakan teknik yang dibentuk bagi membantu pengurus untuk mengatur, menguruskan dan mengawal projek-projek yang besar dan kompleks

PERT

Merupakan satu teknik yang membolehkan pengurus untuk mengatur, mengawal dan mengurus projek yang besar dan kompleks melalui pengambilan anggaran sebanyak 3 kali untuk setiap aktiviti

CPM

Satu teknik rangkaian yang hanya menggunakan 1 faktor masa per aktiviti

Prosedur Dalam Kaedah PERT dan CPM

• Tentukan projek dan semua aktiviti serta tugasan yang berkaitan
• Bina perhubungan di antara aktiviti tersebut, tentukan aktiviti yang perlu didahulukan dan diikuti dengan yang lainnya
• Lukis rangkaian yang menghubungkan semua aktiviti
• Tentukan masa kos yang dijangkakan untuk menyiapkan sesuatu aktiviti
• Kirakan lintasan yang mengambil masa paling lama dalam rangkaian (lintasan genting)
• Gunakan rangkaian untuk merancang, penjadualan, mengawas dan mengawal projek.

AKTIVITI, PERISTIWA DAN RANGKAIAN

(ACTIVITIES, EVENTS AND NETWORKS)

Dalam PERT, rangkaian membahagikan keseluruhan projek itu kepada aktiviti-aktiviti yang berkenaan melalui struktur ‘breakdown’. Peristiwa merupakan tapak permulaan atau pengakhiran sesuatu aktitiviti yang tertentu. Ia adalah suatu jangka masa. Manakala aktiviti merupakan suatu tugas atau projek sampingan yang berlaku di antara kedua-dua peristiwa itu. Rajah di bawah menunjukkan symbol yang digunakan untuk mewakili peristiwa dan aktiviti itu.


Anak panah (arrow)
Merupakan suatu tugas atas jumlah kerja yang spesifikasi yang diperlukan dalam projek.

Rangkaian merupakan suatu aktiviti yang berkaitan di antara permulaan dan penamatan peristiwa. Pendekatan ini merupakan satu rangkaian yang biasa digunakan dan dirujuk sebagai aktiviti anak panah (Activity-on-arrow (AOA) atau dikenali sebagai aktiviti nod (Activity-on-Node(AON)

Aktiviti patung

Rangkaian (network) merupakan dua aktiviti yang mempunyai permulaan dan penamatan sesuatu peristiwa (event). Terdapat 2 isi penting bagi patung iaitu:

i. masa aktiviti patung adalah sentiasa kosong (t = 0)
ii. aktiviti patung adalah bergantung kepada laluan genting seperti garisan aktiviti yang lain.

Walaubagaimanapun, penggunaan anak panah bukan aktiviti dimasukkan untuk menerangkan corak aktiviti. Ia dinamakan sebagai anak panah patung. Mereka diwakili dengan anak panah garisan terputus.